Apro il calendario di un direttore operativo di una PMI di 60 persone. Quello che vedo è un tetris di blocchi colorati. Riunioni del mattino di 45 minuti ogni giorno. Riunioni di pianificazione due volte a settimana. Verifiche quotidiane. Riunioni di allineamento. Aggiornamenti individuali.
Gli chiedo: “Di tutte queste, da quali l’azienda non potrebbe vivere senza?”.
Silenzio. Non sa rispondere.
Ecco il problema. Le riunioni iniziano per una ragione reale. Poi diventano ricorrenti. E ricorrente diventa ricorrente per inerzia, non perché servano più.
Come una riunione del mattino mangia 250 ore all’anno.
La riunione del mattino nasce per evitare riunioni lunghe. Dieci minuti. Cosa stai facendo, che blocchi hai. Fine. Ma poi diventa 45 minuti. Il responsabile comincia a fare domande. Il team scende nei dettagli. Diventa una mini-pianificazione.
Una riunione che doveva durare 10 minuti ha mangiato un’ora al giorno per 250 giorni: 250 ore all’anno. Moltiplica per il numero di persone presenti, e hai perso migliaia di ore.
Come distingui le riunioni che servono da quelle che non servono?
Fai una lista di tutte le riunioni ricorrenti. Per ognuna, rispondi a questa domanda: “Se questa riunione non ci fosse per quattro settimane, chi se ne accorgerebbe e perché?”.
Se la risposta è “Nessuno”, la riunione non serve. Eliminala.
Se la risposta è “La faremmo comunque, perché ci tiene connessi”, allora stai parlando di coordinamento burocratico. È una riunione che esiste per tranquillizzare il responsabile, non per risolvere problemi reali.
Quello che faccio quando entro in un’azienda.
La prima cosa è bloccare due riunioni al volo. La riunione del mattino? La taglio a 15 minuti. In 15 minuti le persone imparano a essere concise. Il cambio nel tempo disponibile per il lavoro reale è immediato.
La riunione di pianificazione lunga due ore con tutti i referenti coinvolti? Una volta che la lista di priorità è fatta, la pianificazione effettiva dura 20 minuti. Il resto è discussione che genera confusione, non chiarezza. In due settimane scopri che nulla è cambiato, perché il lavoro importante era già chiaro dopo i primi 20 minuti.
Qual è il rischio quando togli una riunione?
La gente ti dice: “Ma allora come ci sincronizziamo?”. La risposta è semplice: continuate a lavorare. Se la riunione non era necessaria, sincronizzarvi senza di lei non genera problemi. Se invece la riunione era necessaria, il problema diventa evidente subito. E allora la riattivi, ma con meno frequenza e più scopo.
La vera domanda che devi fare a ogni riunione ricorrente è: “Quale decisione prendevo in questa riunione che non potrei prendere altrimenti?”. Se non c’è una risposta chiara, la riunione esiste per inerzia, non per valore.
Qui è dove il margine torna a respirare. Perché il team ritrova il tempo per fare il lavoro che conta, anziché spenderlo in riunioni che non risolvono nulla.
Qual è la riunione ricorrente nel tuo calendario che, se sparisse domani, nessuno noterebbe?